" alt=""/>
Meer ouderen, een veranderende zorgvraag van bewoners en aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt; hoe vang je dat op als organisatie voor verpleeghuiszorg? Door werkprocessen te optimaliseren, te focussen op wat belangrijk is voor de bewoner, onnodige administratie te schrappen en te investeren in technologie. Maar ook door goed na te denken over de personele mix die daarbij past. Groenhuysen, organisatie voor ouderenzorg in Roosendaal en omstreken, ging ermee aan de slag. In dit artikel ligt de focus op de personeelsontwikkeling.
“Wat hebben onze bewoners nodig en hoe zorgen we ervoor dat onze mensen dat kunnen leveren?’ Met die vraag verwoordt Cor van Nijnatten, samen met Ton Akkermans projectleider van het project Jouw werk op de rails binnen Groenhuysen, de essentie van het traject dat ze op locatie Kerkakkers in Rucphen hebben doorlopen. Kerkakkers is een centrum voor Wonen en Zorg met PG-afdelingen, aangevuld met 54 appartementen met zorgindicaties.
Vertrekpunt van het traject was de kracht van de medewerkers. “Zij weten het beste wat onze bewoners nodig hebben en hoe we dat kunnen organiseren”, aldus Cor van Nijnatten. Maar hoe krijg je dat nu boven tafel en hoe veranker je dat binnen de organisatie?
Daartoe is een kernteam geformeerd, waaraan naast de projectleiders ook de locatiemanager, de twee modulebegeleiders, de bedrijfsadviseur, capaciteitsmanager en de personeelsadviseur deelnemen. Die modulebegeleiders begeleiden de werkgroepen van medewerkers van Kerkakkers die met diverse thema’s en onderwerpen aan de slag zijn gegaan. De projectleiders en modulebegeleiders werden begeleid door twee externe projectbegeleiders (zie kader).
Veranderen vanaf de werkvloer
Kira Tack is een van de verpleegkundigen van Kerkakkers en lid van de werkgroep. “We zijn aan de slag gegaan met drie onderwerpen: de rol van welzijn, familieparticipatie en het welkomstgesprek. Al vrij snel kwamen we erop uit dat het goed zou zijn als er ook in de avond welzijnsactiviteiten zijn voor onze bewoners. Dat betekent dus een verschuiving in de teams, maar ook in werktijden. Doordat we als team zelf bedacht hebben dat dit nodig is, voelt het als een eigen keuze. Voor sommige mensen is het best even slikken als ze voortaan ook in de avond moeten werken. Maar door steeds terug te keren naar de bedoeling – het belang van de bewoner – blijven alle collega’s aangehaakt en voelt het niet alsof het voor ons bepaald wordt. Wij zitten zelf aan het stuur.”
Door met familieparticipatie aan de slag te gaan, kwamen de mensen bij Kerkakkers erachter dat er binnen Groenhuysen ruimte was om dit op locatie verder vorm te geven. Cor van Nijnatten: “We zijn er zelf mee aan de slag gegaan om dit verder te ontwikkelen. Het was best zoeken hoe je familie kunt betrekken bij de zorg. Communicatie met de familie is daarbij essentieel, zo’n visie moet echt door iedereen gedragen worden. Om een leerpunt te noemen: we waren te snel met familieleden betrekken bij het avondeten, waardoor het overkwam alsof wij mensen inroosterden voor kookbeurten als er gaten in het rooster vallen. Dat riep nogal wat vragen en weerstand op. Lastig, maar daar leer je van.”
Een ander mooi voorbeeld van wat de teams hebben opgeleverd is het verhuiskaartje. Daar staat een gedichtje op en de nieuwe adresgegevens. Dat kunnen nieuwe bewoners sturen aan hun netwerk als zij in het centrum voor Wonen & Zorg gaan wonen. Het idee is dat zij op die manier mensen uitnodigen om langs te komen, waardoor het netwerk kennismaakt met het centrum voor Wonen & Zorg en mogelijk een rol kan (blijven) spelen in het leven van de bewoner. Ook het verhuiskaartje wordt nu op andere locaties gebruikt.
Tevreden bewoners en medewerkers
Vanuit de cliëntenraad is met de nodige aandacht gevolgd wat dit traject opleverde en wat het betekent voor de bewoners. “Onze focus is natuurlijk altijd het belang van de bewoner”, zegt Loes Dircken, voorzitter van de cliëntenraad. “Maar ook het werkplezier van de medewerkers, want iedereen weet dat tevreden medewerkers betere zorg en ondersteuning leveren. We zijn vanaf het begin bij dit traject betrokken geweest en beseffen ook dat de zorg – gezien alle maatschappelijke ontwikkelingen – anders georganiseerd moet worden. Meer focus op welzijn juichen wij sowieso toe, zeker als daarbij ook aandacht is voor het individu. De ene mens heeft nu eenmaal andere behoeften dan de ander. De zorg en ondersteuning zijn door dit traject meer persoonsgericht geworden, bewoners voelen zich meer gezien en gehoord.
Een van de zaken waar we ook erg blij mee zijn is bijvoorbeeld ook het welkomstgesprek thuis. Daarbij gaan medewerkers bij een toekomstige bewoner op bezoek voor een kennismaking en intakegesprek. Verhuizen naar een verpleeghuis is ingrijpend en het is fijn als dat in de thuisomgeving plaatsvindt, zodat mensen zich kunnen voorbereiden. Voor de medewerkers levert het veel informatie op over hoe iemand gewend is om te wonen en leven.”
Wat is er nodig?
Zo’n heroverweging van dienstverlening, werkwijzen en taken vraagt om een andere kijk op de personeelsontwikkeling. Hebben we de juiste mensen in huis om anders te kunnen werken? Wat kost een verschuiving van rollen en taken of het inschakelen van andere disciplines, zoals meer welzijn? “Het is mijn taak om de teams te faciliteren in wat zij nodig hebben”, zegt Lilian Janssen, locatiemanager van Kerkakkers. “Het mooie van dit traject is dat er vanaf de werkvloer een visie komt op onze dienstverlening. Vanzelfsprekend voldoet de zorg aan alle eisen die binnen de zzp-indicaties vallen en de normen voor veilige zorg. Maar het gaat om juist die extra zaken, zoals welzijn en welbevinden. Binnen Jouw werk op de rails is gewerkt aan allerlei onderwerpen en thema’s, steeds ingestoken vanaf de werkvloer. Daar weten de mensen het beste hoe het werk georganiseerd kan worden. En daar ondervinden de mensen direct de baten van anders organiseren, waardoor je draagvlak voor verandering behoudt. Ik ben echt onder de indruk van de veranderingsbereidheid van onze mensen. Vrijwel iedereen ziet en begrijpt dat we moeten veranderen, daar vraagt de stijgende zorgvraag gewoon om. Als de collega’s zelf bedenken hoe ze hun werk anders kunnen organiseren, is het draagvlak voor die verandering het grootst.”
Om de verschuiving van taken en de bijbehorende kosten inzichtelijk te houden is een rekentool ontwikkeld. “Daarmee kun je op uurniveau doorrekenen wat een verschuiving binnen de formatie financieel betekent”, legt Lilian Janssen uit. Daardoor is direct duidelijk wat bepaalde keuzes betekenen. Meer welzijn in de avond kost bedrag X, waar kunnen we met andere inzet dat budget vrijspelen? Die beslissing nemen we samen met het team, het blijven hun afwegingen en keuzes. Mijn rol is om te bewaken dat de juiste zorg en ondersteuning gewaarborgd blijven.”
Cultuurverandering
Veranderingen als deze kun je niet van de ene op de andere dag realiseren. Het traject Jouw werk op de rails, waar deze module Van inzicht naar inzet onderdeel van is, loopt al langere tijd. Bart Cornelissen en Petra Beekhuijzen zijn de modulebegeleiders die de teams helpen om de modules te vertalen naar hun eigen werk. “De grootste winst van deze module is dat de teams en de organisatie beter inzicht hebben gekregen in wat er nodig is in de nabije toekomst, mede gezien de veranderende zorgvraag en de personeelskrapte. Dat dit hier op Kerkakkers zo goed is gegaan heeft alles te maken met het feit dat deze pilotlocatie al langere tijd met Jouw werk op de rails bezig is. De kracht is dat de medewerkers hebben kunnen zien wat de eerdere modules hebben opgeleverd. Dat levert vertrouwen op dat ook een meer gevoelig thema als personeelsinzet nieuwe inzichten oplevert, waarbij de medewerkers zelf een grote stem hebben. Hun ideeën hebben invloed, zij bepalen zelf hoe het werk in de toekomst is georganiseerd.”
Borgen en doorontwikkelen
Naast de tevredenheid over de bereikte resultaten zijn er zeker ook nog aandachtspunten en wensen. Bart Cornelissen: “We zijn een heel eind gekomen, maar het doel van een nieuw roostermodel hebben we nog niet bereikt. Dat blijft een aandachtspunt. Cor van Nijnatten: “Het is de kunst om de cultuur van leren en verbeteren levend te houden. We zijn in feite begonnen aan een traject zonder einde. De start is gemarkeerd, maar een eindpunt is er niet. Veranderen en verbeteren zijn nooit klaar.” Lilian Janssen beaamt dat: “We hebben de inzichten die in dit traject zijn verkregen door mensen uit alle disciplines bij elkaar te halen, vertaald naar actiepunten, dat zijn de quick wins. In het kernteam is dat steeds terugvertaald: waar staan we nu, wat hebben we nodig. Er is urgentie ontstaan in de organisatie: het moet en kan anders.”
Janssen vervolgt: “Binnen Groenhuysen is deze locatie nu een echte voorloper en daar ben ik natuurlijk enorm trots op. Maar dat betekent niet dat we achterover kunnen leunen. De wereld blijft veranderen en wij zullen mee blijven veranderen en verbeteren. De beweging die nu in gang is gezet en de energie die dat heeft opgeleverd moeten we vasthouden, blijven aanwakkeren en borgen. De zorg van de toekomst is nooit klaar.”
‘Succesvol veranderen begint in de praktijk’
Marjolein Lotsy en Karen Achterberg hebben als extern begeleiders de mensen van Kerkakkers geholpen tijdens dit traject. Ze zijn beiden positief over de bereikte resultaten. Karen Achterberg: “Realiseer je dat dit een heel wezenlijk traject is dat raakt aan de cultuur van je organisatie en aan verandering daarvan. Dat doe je niet ‘even erbij’. Het vraagt ook om een intrinsieke motivatie om anders te willen werken.” Marjolein Lotsy vult aan: “Het gaat over zeggenschap van medewerkers, over mensen ruimte en invloed te geven. Dit moet wel een gezamenlijk commitment zijn: samen dit leren samen te doen en de onzekerheden op te pakken is het commitment wat je nodig hebt. Anders werken moet echt vorm krijgen en als je dat samen met medewerkers doet maak je energie los. Honoreren van die energie van de medewerkers is dan de enige optie, serieus nemen en transparant zijn, ook als het even nog niet kan. Alleen zo komen we verder in de ouderenzorg.”
Lees hier het hele interview met de Karen Achterberg en Marjolein Lotsy.
Tekst: Paul van Bodengraven en Annemieke Bol
